Privacyverklaring Body & Be

Laatst bijgewerkt: 28 september 2026

Body & Be vindt een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens belangrijk. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze gegevens gebruiken, met wie wij gegevens kunnen delen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring is van toepassing op bezoekers van de website www.bodyenbe.nl en op personen die via de website, per e-mail, telefonisch of op een andere manier contact opnemen met Body & Be.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Body & Be is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Body & Be
Maarten Freeke Wije 2D
2421 TP Nieuwkoop

E-mail: info@bodyenbe.nl
Telefoon: 0172-551281
KvK-nummer: 68023995

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van de manier waarop u contact met ons opneemt en van de diensten waarvan u gebruikmaakt. Het kan onder andere gaan om:

uw naam;
uw adres en woonplaats;
uw telefoonnummer;
uw e-mailadres;
uw geboortedatum;
gegevens over afspraken, behandelingen en begeleiding;
informatie die u zelf verstrekt in een formulier, e-mail of ander bericht;
uw voorkeur voor een contactmoment, afspraakdag of dagdeel;
factuur- en betaalgegevens;
gegevens over uw zorgverzekering;
gezondheidsgegevens die noodzakelijk zijn voor fysiotherapie, leefstijlcoaching of andere zorgverlening;
technische gegevens, zoals uw IP-adres, browsertype, apparaat, datum en tijdstip van uw bezoek of formulierinzending.

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor het betreffende doel. Wij vragen u om via het algemene contact- en afspraakformulier geen medische documenten, BSN, verzekeringsnummer of uitgebreide medische informatie te versturen.

3. Contact- en afspraakformulier

Op de Contact-pagina kunt u kiezen tussen het stellen van een vraag en het aanvragen van een afspraak.

Een vraag stellen

Wanneer u een vraag stelt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

uw voor- en achternaam;
uw e-mailadres;
optioneel uw telefoonnummer;
het onderwerp van uw vraag;
de inhoud van uw vraag.

Een afspraak aanvragen

Wanneer u een afspraak aanvraagt, kunnen wij daarnaast de volgende gegevens verwerken:

uw telefoonnummer;
de dienst waarvoor u een afspraak wilt aanvragen;
uw voorkeursdag of voorkeursdagen;
uw voorkeur voor een dagdeel;
een eventuele korte toelichting.

Een aanvraag via het formulier is nog geen definitieve afspraak. De afspraak is pas definitief nadat Body & Be persoonlijk contact met u heeft opgenomen en de afspraak heeft bevestigd.

Het formulier wordt verwerkt met Gravity Forms binnen de WordPress-omgeving van Body & Be. Een inzending wordt als formulierentry opgeslagen in de website-database. Daarnaast worden de relevante gegevens per e-mail naar Body & Be gestuurd. De verzender ontvangt afhankelijk van de gekozen route een ontvangstbevestiging per e-mail.

Het formulier gebruikt technische spambeveiliging, waaronder een zogenoemde honeypot. Hierbij kunnen technische gegevens over de inzending worden gebruikt om geautomatiseerde spam en misbruik te herkennen.

4. Waarom gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden:

om uw vraag of bericht te beantwoorden;
om telefonisch of per e-mail contact met u op te nemen;
om een afspraakaanvraag te beoordelen en met u af te stemmen;
om een afspraak, intake, behandeling of begeleidingstraject in te plannen;
om fysiotherapeutische zorg of leefstijlcoaching te kunnen uitvoeren;
om een medisch dossier of cliëntendossier bij te houden;
om de voortgang en kwaliteit van een behandeling of begeleiding vast te leggen;
om facturen op te stellen en betalingen te verwerken;
om declaraties bij een zorgverzekeraar af te handelen;
om te voldoen aan wettelijke, fiscale en administratieve verplichtingen;
om de website en formulieren veilig, betrouwbaar en goed werkend te houden;
om spam, misbruik, fraude en technische problemen te voorkomen of te onderzoeken;
om onze dienstverlening en website te verbeteren.

Body & Be gebruikt gegevens uit het contact- en afspraakformulier niet voor advertentieprofilering, verkoop aan derden of het ongevraagd versturen van commerciële berichten.

Body & Be gebruikt uw persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld.

5. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens:

omdat dit nodig is om uw vraag, contactverzoek of afspraakaanvraag te behandelen;
omdat dit nodig is om maatregelen te nemen voordat een behandel- of begeleidingsovereenkomst wordt gesloten;
omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een behandel-, zorg- of begeleidingsovereenkomst;
omdat wij aan een wettelijke verplichting moeten voldoen;
omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben, bijvoorbeeld bij het beveiligen en goed laten functioneren van de website en formulieren;
omdat u toestemming heeft gegeven, wanneer toestemming voor de betreffende verwerking noodzakelijk is.

Wanneer een verwerking op uw toestemming is gebaseerd, kunt u deze toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór het intrekken rechtmatig hebben plaatsgevonden.

6. Gezondheidsgegevens en medisch beroepsgeheim

Gegevens over uw gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens en worden daarom extra zorgvuldig behandeld.

Body & Be verwerkt gezondheidsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor een intake, behandeling, begeleiding, dossiervorming of andere zorgverlening en daarvoor een wettelijke uitzondering bestaat. Wanneer dat nodig is, vragen wij u om toestemming.

Medische en gezondheidsgegevens zijn alleen toegankelijk voor personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden. Body & Be en betrokken zorgverleners zijn gebonden aan een wettelijke en professionele geheimhoudingsplicht.

Wanneer u via het contact- of afspraakformulier toch informatie over uw gezondheid verstrekt, gebruiken wij deze alleen voor het beantwoorden van uw verzoek, het beoordelen van uw afspraakaanvraag of het voorbereiden van passende zorg. Verstuur via het formulier geen medische documenten of meer gezondheidsinformatie dan daarvoor noodzakelijk is.

Wanneer gegevens moeten worden gedeeld met bijvoorbeeld uw huisarts, een andere behandelaar of een zorgverzekeraar, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat, wanneer dit noodzakelijk is voor uw behandeling of wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven.

7. Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen?

Body & Be verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden.

Voor onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van externe dienstverleners en andere partijen, zoals:

een hostingprovider;
een e-mail- of SMTP-provider;
een websitebeheerder;
leveranciers van WordPress, formulier- en beveiligingssoftware;
een leverancier van praktijk- of patiëntsoftware;
een boekhouder of administratiekantoor;
een bank of betaaldienstverlener;
een zorgverzekeraar;
andere zorgverleners die bij uw behandeling betrokken zijn.

Deze partijen ontvangen alleen de gegevens die zij nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren. Waar dat wettelijk vereist is, maken wij afspraken over de beveiliging, geheimhouding en verwerking van persoonsgegevens.

Het contact- en afspraakformulier draait via Gravity Forms binnen de eigen WordPress-omgeving. Formulierinzendingen kunnen daarnaast via onze hosting- en e-mailvoorzieningen worden verwerkt om notificaties en ontvangstbevestigingen te verzenden.

Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke basis en passende bescherming aanwezig zijn.

Wij kunnen persoonsgegevens daarnaast verstrekken wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld aan een toezichthouder, opsporingsinstantie of andere bevoegde overheidsorganisatie.

8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Body & Be bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.

Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

inzendingen via het contact- en afspraakformulier worden maximaal twaalf maanden na de laatste inhoudelijke afhandeling bewaard;
e-mailcorrespondentie over algemene vragen en afspraakaanvragen wordt maximaal twaalf maanden na de laatste inhoudelijke afhandeling bewaard;
wanneer een afspraakaanvraag leidt tot een behandeling of begeleiding, kunnen relevante gegevens worden opgenomen in het medische of cliëntendossier;
medische dossiers worden in beginsel minimaal twintig jaar bewaard, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier;
medische gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor goede zorg, voor de belangen van anderen of op grond van een andere wettelijke verplichting;
financiële en fiscale administratie, waaronder facturen, wordt in beginsel zeven jaar bewaard;
spam, mislukte inzendingen en technische loggegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor beveiliging, onderhoud en het oplossen van problemen.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring wettelijk is toegestaan of verplicht.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Body & Be neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Afhankelijk van de verwerking kan daarbij gebruik worden gemaakt van onder andere:

een beveiligde websiteverbinding;
beveiligde accounts en sterke wachtwoorden;
toegangsbeperkingen;
actuele software en beveiligingsupdates;
spam- en misbruikbeveiliging;
back-ups;
geheimhoudingsafspraken;
betrouwbare leveranciers en verwerkers.

Toegang tot formulierinzendingen en medische of administratieve systemen is beperkt tot personen die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Ondanks deze maatregelen kan geen enkele digitale gegevensoverdracht volledig zonder risico plaatsvinden. Vermoedt u dat uw persoonsgegevens niet goed zijn beveiligd of verkeerd worden gebruikt? Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op.

10. Cookies, formulieren en technische gegevens

De website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

Functionele cookies en technische opslag kunnen worden gebruikt om de website en formulieren goed en veilig te laten functioneren.

Bij het bezoeken van de website of het verzenden van een formulier kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals uw IP-adres, browsertype, apparaat, bezochte pagina, datum en tijdstip. Deze gegevens kunnen nodig zijn voor beveiliging, spamdetectie, foutopsporing en technisch onderhoud.

Voor cookies of technieken die bezoekers volgen, profielen opbouwen of meer dan een geringe invloed op de privacy hebben, wordt vooraf toestemming gevraagd wanneer dit wettelijk verplicht is.

U kunt cookies verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser. Houd er rekening mee dat onderdelen van de website daardoor mogelijk minder goed functioneren.

Gegevens die via het contact- en afspraakformulier worden verstrekt, worden niet gebruikt voor advertentieprofilering.

Vindbaarheid in Google

Body & Be gebruikt Google Search Console om inzicht te krijgen in de vindbaarheid van de website in Google, zoals zoekopdrachten, vertoningen en klikken. Voor dit gebruik van Search Console plaatsen wij geen trackingcookies op uw apparaat. Wij gebruiken geen Google Analytics op deze website.

11. Sociale media en externe websites

Op de website kunnen links staan naar externe websites en sociale-mediaplatforms, zoals Facebook en Instagram.

Wanneer u op een externe link klikt, verlaat u de website van Body & Be. De betreffende externe partij kan vervolgens persoonsgegevens verzamelen en cookies plaatsen. Op deze verwerking zijn de privacyvoorwaarden van die externe partij van toepassing. Body & Be is niet verantwoordelijk voor de manier waarop externe websites met persoonsgegevens omgaan.

12. Uw privacyrechten

U heeft onder de privacywetgeving verschillende rechten. U kunt Body & Be onder meer verzoeken om:

inzage te geven in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
een kopie van uw persoonsgegevens of medische dossier te verstrekken;
onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren;
persoonsgegevens te verwijderen;
de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
bezwaar te maken tegen een verwerking;
persoonsgegevens aan u of aan een andere organisatie over te dragen;
eerder gegeven toestemming in te trekken.

Deze rechten zijn niet altijd onbeperkt van toepassing. Zo kunnen wij een verzoek tot verwijdering niet volledig uitvoeren wanneer wij gegevens op grond van een wettelijke bewaarplicht moeten bewaren of wanneer de gegevens noodzakelijk blijven voor het leveren of verantwoorden van zorg.

Voor gegevens in een medisch dossier kunnen daarnaast specifieke regels uit de zorgwetgeving gelden.

U kunt een verzoek indienen via info@bodyenbe.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek ingewikkeld is of wanneer u meerdere verzoeken heeft ingediend, kan deze termijn volgens de wet worden verlengd.

Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u vragen om aanvullende informatie waarmee wij uw identiteit kunnen controleren. Wij vragen daarbij niet om meer gegevens dan noodzakelijk is.

13. Geautomatiseerde besluitvorming

Body & Be neemt geen besluiten die aanzienlijke gevolgen voor u hebben uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering.

De conditionele logica in het contactformulier bepaalt uitsluitend welke velden, bevestigingen en notificaties bij uw gekozen verzoek worden gebruikt. Hiermee wordt geen inhoudelijk of medisch besluit over u genomen.

14. Vragen of klachten

Heeft u een vraag over deze privacyverklaring of over de manier waarop Body & Be met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact met ons op:

E-mail: info@bodyenbe.nl
Telefoon: 0172-551281

Wij proberen uw vraag of klacht zorgvuldig met u op te lossen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy.

15. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Body & Be kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de website, formulieren, dienstverlening of wetgeving verandert. De meest recente versie wordt op de website gepubliceerd. De datum bovenaan de verklaring geeft aan wanneer deze voor het laatst is gewijzigd.